Glossaire du recrutement

L'AIPD est une étude que le responsable de traitement doit mener avant de lancer un traitement susceptible d'engendrer un risque élevé pour les droits et libertés des personnes (article 35 du RGPD). Elle décrit le traitement, vérifie sa nécessité et sa proportionnalité, puis évalue les risques et les mesures prévues pour les réduire. Selon la CNIL, elle est en principe requise lorsqu'un traitement remplit au moins deux des neuf critères fixés par les lignes directrices européennes, parmi lesquels l'évaluation ou le scoring de personnes, le croisement de données et l'usage d'une technologie innovante.

Un ATS (applicant tracking system) est un logiciel dédié au recrutement qui centralise les offres, les candidatures et le suivi de chaque étape, de la demande d'embauche jusqu'à l'intégration de la personne recrutée. Il se distingue du SIRH, qui couvre l'ensemble des processus RH comme la paie ou la formation, même si certains SIRH proposent un module de recrutement. D'après une étude de l'Apec publiée en 2017 sur des données de 2016, le taux d'équipement augmente fortement avec la taille de l'entreprise, de 13 % des structures de moins de 100 salariés à 68 % au-delà de 5 000.

La base légale est le fondement juridique qui autorise un organisme à traiter des données personnelles. L'article 6 du RGPD en prévoit six (consentement, contrat, obligation légale, mission d'intérêt public, intérêt légitime et sauvegarde des intérêts vitaux), et une seule doit être retenue pour chaque finalité, avant le début du traitement. Ce choix a des conséquences, car il détermine les droits dont disposent les personnes, comme le droit d'opposition ou la portabilité.

Au sens de l'article 3 du règlement européen sur l'intelligence artificielle (AI Act), le déployeur est la personne ou l'organisme qui utilise un système d'IA sous sa propre autorité dans un cadre professionnel. Une entreprise qui se sert d'un outil d'IA pour trier ou évaluer des candidatures en est donc le déployeur, tandis que l'éditeur de l'outil en est le fournisseur. Pour un système à haut risque, l'article 26 lui impose notamment d'en confier le contrôle humain à des personnes compétentes, d'informer les personnes visées par les décisions et, s'il est employeur, les représentants du personnel et les salariés concernés.

Le droit d'accès (article 15 du RGPD) permet à toute personne de savoir si un organisme détient des données la concernant et d'en obtenir une copie, quel que soit le support sur lequel elles sont enregistrées. Un candidat peut ainsi demander les informations utilisées pendant son recrutement, sans avoir à motiver sa demande. L'organisme doit répondre dans un délai d'un mois, prolongeable de deux mois selon la complexité et le nombre de demandes, à condition d'en informer la personne dans le premier mois.

La durée de conservation est la période pendant laquelle un organisme peut garder des données personnelles, fixée en fonction de l'objectif du traitement (article 5 du RGPD). Pour un candidat non retenu placé dans un vivier, la CNIL recommande de ne pas dépasser deux ans à compter du dernier contact, sauf opposition de sa part. Son référentiel sur les ressources humaines, publié en avril 2026, prévoit aussi un archivage intermédiaire de cinq ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, à des fins de preuve en cas d'action en discrimination.

L'entretien structuré est un entretien de recrutement mené à partir d'une trame commune, avec les mêmes questions posées à chaque candidat et des critères d'évaluation fixés avant les rencontres à partir des compétences requises pour le poste. Le Défenseur des droits recommande de recourir à des grilles d'entretien pour que chaque personne reçue réponde aux mêmes questions, afin de garantir l'égalité de traitement et de pouvoir justifier la décision en cas d'allégation de discrimination. La méthode s'appuie en général sur des comptes rendus écrits, qui rendent le processus traçable.

La grille d'évaluation est un document qui liste les critères à apprécier chez un candidat, comme les compétences techniques, le savoir-être ou la motivation, avec une échelle de notation commune à tous les recruteurs d'un même poste. Elle permet de comparer les candidatures sur la même base et de garder une trace des raisons du choix final. Le Défenseur des droits cite la grille d'entretien parmi les mesures qui renforcent l'égalité de traitement entre candidats et demande que les critères retenus soient neutres et pertinents au regard de leur finalité.

L'intérêt légitime est l'une des six bases légales prévues par l'article 6 du RGPD. Il autorise un organisme à traiter des données sans recueillir le consentement, à condition que son intérêt soit légitime, que le traitement soit nécessaire pour l'atteindre et qu'il ne heurte pas les droits des personnes compte tenu de leurs attentes raisonnables. La CNIL demande que cette mise en balance soit faite pour chaque traitement, et les personnes concernées conservent le droit de s'opposer au traitement de leurs données.

Le responsable de traitement est la personne ou l'organisme qui détermine les finalités et les moyens essentiels d'un traitement de données, autrement dit qui décide pourquoi et comment les données sont utilisées. En recrutement, c'est le plus souvent l'employeur ou le cabinet de recrutement qui décide de la façon dont les candidatures sont collectées et conservées, même lorsqu'il s'appuie sur un logiciel fourni par un prestataire. La qualification se déduit des faits et non du contrat, et la CNIL conseille de documenter l'analyse qui a conduit à la retenir.

Le règlement général sur la protection des données (règlement (UE) 2016/679) encadre, depuis le 25 mai 2018, l'utilisation de données personnelles par les organismes établis dans l'Union européenne, et dans certains cas par des organismes situés hors de l'Union. En recrutement, il s'applique dès la réception d'un CV, puis à la prise de notes d'entretien et à la conservation des candidatures. En France, la CNIL veille à son respect et peut prononcer des sanctions.

Un silver medalist est un candidat très qualifié arrivé en phase finale d'un recrutement sans être retenu. Il a déjà été évalué et a montré son intérêt pour l'entreprise, ce qui en fait un candidat à recontacter en priorité quand un poste proche s'ouvre. Pour que ce soit possible, il faut l'identifier comme tel dans le vivier au moment du refus et soigner son expérience candidat, faute de quoi il risque de ne pas répondre plus tard.

Selon l'Apec, le sourcing regroupe les actions qu'une entreprise met en œuvre pour trouver des candidats, de la définition du besoin jusqu'à l'identification et l'approche directe de personnes qui ne seraient jamais devenues candidates sans cette démarche. Il combine plusieurs canaux, comme la diffusion d'offres, les réseaux sociaux professionnels, la cooptation, les CVthèques ou le vivier de candidatures. Une recruteuse citée par l'Apec observe que les recruteurs cherchent de plus en plus à attirer des personnes qui ne sont pas en recherche d'emploi, parce que les meilleurs candidats répondent de moins en moins aux offres.

Le sous-traitant est l'organisme qui traite des données personnelles pour le compte d'un responsable de traitement et sur ses instructions documentées, par exemple un hébergeur ou un logiciel en ligne qui stocke les candidatures. L'article 28 du RGPD impose un contrat écrit qui fixe l'objet, la durée et la finalité du traitement ainsi que les obligations du prestataire, notamment la confidentialité, la sécurité, l'aide à l'exercice des droits et la suppression ou la restitution des données en fin de contrat. Le sous-traitant ne peut pas faire appel à un autre sous-traitant sans l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, de son client.

Un système d'IA à haut risque est un système que l'AI Act soumet à des exigences renforcées parce qu'il peut porter atteinte à la santé, à la sécurité ou aux droits fondamentaux des personnes. L'annexe III du règlement y range les outils destinés au recrutement ou à la sélection, en particulier ceux qui publient des offres ciblées, analysent et filtrent les candidatures ou évaluent les candidats. Depuis l'entrée en vigueur de l'omnibus sur l'IA (règlement (UE) 2026/1744) le 27 juillet 2026, les obligations liées à ces systèmes s'appliquent à partir du 2 décembre 2027.

Le taux de conversion du pipeline mesure la part des candidats qui passent d'une étape du recrutement à la suivante, par exemple de la candidature à l'entretien, de l'entretien à l'offre, puis de l'offre à l'acceptation. Il se calcule en divisant le nombre de candidats arrivés à l'étape suivante par le nombre de candidats entrés dans l'étape en cours. Lu étape par étape, et si possible par source de candidats, il montre où le processus perd des candidats et permet de corriger une étape sans refondre tout le recrutement.

Le time-to-hire, ou délai d'embauche, mesure le nombre de jours entre l'entrée du candidat finalement recruté dans le processus (sa candidature ou le premier contact) et son acceptation de l'offre. Il se distingue du time-to-fill, qui part de l'ouverture du poste et mesure donc la durée totale du recrutement. Suivi par poste ou par source de candidats, il aide à repérer les étapes où les candidats attendent trop longtemps.

Le vivier de candidats est l'ensemble des profils qu'un recruteur conserve pour les recontacter lors de futurs besoins, par exemple d'anciens candidats non retenus, d'anciens stagiaires ou des candidatures spontanées mises en réserve. Selon l'enquête Sourcing cadres de l'Apec, 37 % des recruteurs l'ont mobilisé lors de leur dernière embauche de cadre en 2017, et l'Apec rappelle qu'un vivier doit être tenu à jour pour rester pertinent. La CNIL recommande de ne pas y conserver un profil plus de deux ans après le dernier contact et d'en informer le candidat.