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Le RGPD ne fixe aucune durée chiffrée pour le recrutement. Son article 5.1.e pose un principe : les données ne sont conservées sous une forme identifiante que le temps nécessaire à la finalité. Les chiffres qui circulent viennent de la CNIL, dans son guide du recrutement de 2023 et dans son référentiel des durées de conservation en gestion des ressources humaines, publié le 2 avril 2026 et mis à jour le 20 mai 2026.
- Candidat non retenu, dossier de la procédure : conservé en base active le temps du recrutement. Le guide donne l’exemple d’une conservation de 3 mois après la fin du processus, pour pouvoir expliquer au candidat les raisons du refus.
- Candidat non retenu versé au vivier : jusqu’à 2 ans à compter du dernier contact, uniquement pour les profils qui intéressent le recruteur, et à condition que le candidat y ait consenti ou ne s’y soit pas opposé après en avoir été informé.
- Candidat recruté : le dossier reste en base active jusqu’à la décision d’embauche, puis les données utiles sont reprises dans le dossier du salarié et suivent les durées de la gestion du personnel. Le référentiel de 2026 indique qu’aucun archivage intermédiaire du dossier de candidature n’est alors nécessaire.
- Candidature spontanée sans poste ouvert : le guide estime possible de considérer que le candidat, en envoyant sa candidature, consent à ce qu’elle soit gardée dans une CVthèque. Le repère de 2 ans après le dernier contact s’applique aussi. Mentionner cette conservation et sa durée dans l’accusé de réception évite toute ambiguïté.
- Archivage probatoire : 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, pour les seules pièces nécessaires à une éventuelle action en discrimination, dans une base séparée et à accès restreint.
Ces durées sont des repères. La CNIL précise qu’on peut s’en écarter à condition de documenter et de justifier son choix.
La fiche n° 12 du guide CNIL traite de la vidéo en recrutement. Comme pour un entretien en présentiel, aucune conservation des flux vidéo et son n’y apparaît nécessaire, sauf justification précise du recruteur. L’exemple admis est celui d’un cabinet qui enregistre un entretien de présélection pour le présenter à l’organisme recruteur absent de la réunion. Même dans ce cas, la CNIL écrit que ces données n’ont pas à être conservées au-delà de la date de décision d’embauche, sauf justification particulière.
La même fiche demande au recruteur de vérifier le paramétrage des outils de visioconférence, certains enregistrant les sessions par défaut. Ailleurs dans le guide, la CNIL rappelle que filmer un entretien d’embauche sans en informer le candidat ne constitue pas une collecte loyale et transparente.
Pour les notes et comptes rendus écrits, aucun texte ne fixe de durée propre. Ils font partie du dossier de candidature et suivent son sort (durée de la procédure, puis vivier si le candidat y figure, ou archivage probatoire pour les seuls éléments utiles à la preuve). Garder l’enregistrement brut plus longtemps que le compte rendu qui en est tiré sera difficile à justifier. À titre de comparaison, pour les appels enregistrés sur le lieu de travail, le référentiel de 2026 prévoit de supprimer les enregistrements à bref délai et de ne conserver que les documents d’analyse.
Chaque durée a son propre point de départ, et une erreur sur ce point suffit à fausser toute une politique de conservation.
- Vivier : le délai de 2 ans court à partir du dernier contact avec la personne, et non de la date de réception du CV. Un échange effectif (entretien, réponse du candidat à une proposition, appel) peut raisonnablement être traité comme un nouveau contact. Par prudence, un envoi de masse resté sans réponse ne devrait pas l’être.
- Archivage probatoire : le référentiel de 2026 retient la date à laquelle le poste a été pourvu, le guide de 2023 la date de décision d’embauche. La date de candidature n’est retenue par aucun des deux.
- Prescription de l’action en discrimination : l’article L1134-5 du Code du travail fait courir les 5 ans à compter de la révélation de la discrimination, qui peut être postérieure au recrutement. Une durée d’archivage de 5 ans reste un repère raisonnable, sans couvrir tous les cas.
Le logiciel utilisé doit donc dater chaque dernier contact de façon fiable, faute de quoi l’échéance d’un profil du vivier ne peut pas être calculée.
Quand la durée expire, trois issues sont possibles.
- Supprimer, l’issue par défaut. Le guide CNIL demande de prévoir des mesures techniques ou organisationnelles pour supprimer régulièrement les données arrivées à échéance, ce qui suppose une purge planifiée plutôt qu’un nettoyage ponctuel.
- Anonymiser. Une fois la durée en base intermédiaire écoulée, les informations doivent être supprimées ou anonymisées. L’anonymisation doit être irréversible. Remplacer le nom par un identifiant en gardant le CV, l’historique et les notes relève de la pseudonymisation, et les données restent alors personnelles. L’anonymisation sert surtout à garder des statistiques, comme le volume de candidatures par poste ou les délais de recrutement.
- Redemander l’accord, pour le vivier. Selon le guide, à l’expiration des 2 ans, le recruteur peut demander au candidat de consentir à nouveau à la conservation de ses données, pour une durée raisonnable et au maximum 2 ans. Une formulation possible : « Votre profil figure dans notre vivier depuis bientôt deux ans. Souhaitez-vous que nous le gardions pour vous proposer de futurs postes ? Sans réponse de votre part avant le 30 novembre, il sera supprimé. » Sans accord explicite, le profil est supprimé.
- Une durée unique pour tout le dossier. Le CV, l’enregistrement, les justificatifs de diplôme et les pièces probatoires n’ont pas la même durée. Le guide cite l’exemple des justificatifs de diplôme, qu’il n’est plus nécessaire de conserver une fois le processus terminé.
- Un archivage probatoire consultable par toute l’équipe. La CNIL demande une séparation physique ou logique avec la base active, avec un accès réservé à des personnes habilitées. Un vivier de 5 ans ouvert à tous les recruteurs au nom de la preuve ne respecte pas cette règle.
- Des durées absentes de l’information du candidat. L’article 13 du RGPD impose d’indiquer la durée de conservation, ou les critères qui la déterminent, au moment de la collecte. Le guide demande aussi d’inscrire ces durées dans le registre des traitements.
- Cinq ans de vivier. Le guide CNIL juge « en principe excessive » la conservation pendant cinq ans des CV de candidats écartés pour les recontacter.
- Oublier les copies. Boîtes mail, exports tableur, outils de visio qui enregistrent par défaut et outils connectés à votre logiciel de recrutement gardent chacun leur copie, qu’une suppression faite à la source n’efface pas toujours.
Le référentiel de 2026 vise explicitement les intermédiaires. Le repère de 2 ans pour la CVthèque et l’archivage probatoire de 5 ans s’appliquent aux cabinets de recrutement comme aux employeurs.
Le guide prévoit un aménagement pour les agences d’intérim. Les données du candidat peuvent rester en base active après son placement chez l’entreprise utilisatrice, pour lui proposer de nouvelles offres à la fin de sa mission. Le candidat peut demander le retrait de son dossier à tout moment.
Quand un candidat demande l’effacement, l’article 17 du RGPD impose d’agir dans les meilleurs délais, notamment lorsqu’il retire le consentement sur lequel reposait la conservation. Le même article prévoit une exception pour les données nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice, ce qui permet de garder à part les seules pièces relevant de l’archivage probatoire.
Cette page donne des repères généraux. Pour un cas précis, rapprochez-vous de votre délégué à la protection des données ou d’un avocat.
Non. C’est une durée recommandée par la CNIL dans son guide du recrutement et son référentiel RH. La CNIL indique qu’appliquer ses durées recommandées constitue une présomption de conformité. Vous pouvez retenir une autre durée si vous la documentez et la justifiez, par exemple une durée courte pour des candidatures à un emploi saisonnier que vous comptez recontacter l’année suivante.
Pour un candidat écarté à l’issue d’un processus, la CNIL recommande de recueillir son consentement. Elle admet aussi l’intérêt légitime, à condition d’informer expressément le candidat et de lui permettre de s’opposer simplement, sans avoir à se justifier. Pour une candidature spontanée, le guide estime possible de considérer que l’envoi du CV vaut accord pour sa conservation en CVthèque.
Oui. Le délai de 2 ans court à partir du dernier contact, et une nouvelle candidature ou un nouvel échange avec le candidat peut être traité comme un nouveau contact. Gardez une trace datée de cet échange pour pouvoir le justifier.
Les données utiles sont reprises dans son dossier professionnel, conservé en principe pendant la durée de la relation de travail, puis archivé si une obligation ou un risque de contentieux le justifie, dans la limite du délai de prescription applicable. Les pièces qui ne servent qu’au recrutement, comme les justificatifs de diplôme, n’ont plus à être gardées en base active.
Les textes cités sur cette page ne tranchent pas ce point. Beaucoup de prestataires n’effacent pas une donnée au sein des sauvegardes et la laissent disparaître quand celles-ci expirent. Demandez à chacun de vos sous-traitants la durée de ce cycle et faites-la figurer dans votre documentation.