Le terme revient dans la plupart des fiches de poste de chargé de recrutement et des logiciels du secteur, sans que sa définition soit toujours claire. Voici ce qu’est un vivier de candidats, ce qui le distingue d’une simple base de CV, et comment le tenir pour qu’il fournisse des embauches. La définition courte figure aussi dans notre glossaire du recrutement.
Un vivier de candidats est l’ensemble des profils qu’une entreprise ou un cabinet conserve pour les recontacter lors de futurs besoins. On y trouve des candidats non retenus mais jugés intéressants, des candidatures spontanées arrivées sans poste ouvert, d’anciens stagiaires, alternants ou intérimaires, et des profils approchés qui n’étaient pas disponibles au moment de l’approche. Dans son étude de 2017 sur les logiciels de recrutement, l’Apec le décrit comme les candidatures qui n’ont pas donné lieu à une embauche et que l’entreprise garde pour de futurs recrutements, ce qui lui permet de se constituer « sa propre CVthèque interne ».
Le vivier est un canal de sourcing parmi d’autres. Dans l’enquête Sourcing cadres 2018 de l’Apec, 37 % des recruteurs l’avaient mobilisé lors de leur dernière embauche de cadre en 2017, et 43 % dans les entreprises de 1 000 salariés et plus. L’Apec ajoutait qu’un vivier doit être à jour pour être pertinent, ce qui demande des moyens techniques, financiers et humains.
Les deux expressions ne désignent pas toujours la même chose selon les équipes, et il vaut mieux trancher avant de parler de chiffres.
- Vivier interne. Au sens strict, les salariés déjà en poste, que l’on peut proposer sur une mobilité. Dans beaucoup d’équipes, l’expression désigne aussi tout ce que l’entreprise détient en propre, par opposition aux bases qu’elle loue.
- Vivier externe. Les personnes extérieures à l’entreprise avec qui un contact a déjà eu lieu, qu’il s’agisse d’anciens candidats, de candidatures spontanées ou de profils approchés.
- CVthèques de sites d’emploi. Des bases qui appartiennent à un tiers et auxquelles le recruteur accède par abonnement. Le recruteur n’y détient aucune information propre sur la personne, ni entretien ni évaluation.
La valeur d’un vivier tient à cette information propre. Un profil déjà rencontré, dont on connaît les compétences vérifiées, les prétentions et la disponibilité, se requalifie en un appel. Un CV trouvé sur une base externe demande de tout reprendre.
Un vivier se remplit à partir de quatre entrées principales.
- Les candidats non retenus à l’issue d’un processus, en particulier les finalistes. Ce sont les profils les mieux documentés, puisqu’ils ont passé un ou plusieurs entretiens.
- Les candidatures spontanées. Selon le baromètre Pratiques de recrutement de cadres 2026 de l’Apec, 75 % des entreprises de 250 salariés et plus y ont puisé pour au moins un recrutement de cadre en 2025, cinq points de plus qu’en 2024.
- Les anciens stagiaires, alternants et intérimaires, déjà connus des équipes opérationnelles.
- Les profils approchés en sourcing direct ou rencontrés sur un salon, qui n’étaient pas disponibles ou pas intéressés à ce moment.
Dès le départ, chaque profil entre avec sa source, sa date et la manière dont la personne a été informée, faute de quoi il sera impossible de calculer son échéance plus tard.
Un vivier se juge au moment où l’on cherche dedans. La plupart des viviers sont remplis mais inutilisables, parce que l’information utile se trouve dans un commentaire libre ou dans la mémoire du recruteur qui a mené l’entretien. Nous avons détaillé ce phénomène dans notre article sur le vivier dormant.
Pour qu’un profil ressorte au bon moment, sa fiche doit porter quelques champs tenus de façon homogène.
- Le poste visé et le métier, avec un référentiel commun plutôt qu’un intitulé libre.
- Les compétences vérifiées en entretien, distinguées de celles simplement déclarées sur le CV.
- La localisation et la mobilité, le mode de travail accepté et les prétentions salariales.
- La disponibilité ou le préavis, avec la date à laquelle l’information a été donnée.
- L’évaluation du dernier entretien, rédigée avec des faits (ce que le candidat a dit ou montré) plutôt qu’avec un adjectif.
- Le motif de non-retenue, qui dit si le profil était trop junior, trop cher, indisponible ou simplement devancé.
- La date du dernier contact et la base légale, qui fixent l’échéance de conservation.
Les étiquettes rendent service à condition d’en garder peu et de les définir. Une liste de trente tags créés au fil de l’eau par chaque recruteur finit par ne plus rien trier. Mieux vaut quelques étiquettes fermées (métier, niveau, statut dans le vivier) et un compte rendu d’entretien structuré, qui sera relu.
Garder un candidat pour lui proposer un autre poste est un traitement distinct du recrutement pour lequel il avait postulé. Il faut donc une base légale, une information claire et une durée.
- Base légale. Pour un candidat non retenu, le guide du recrutement de la CNIL recommande de recueillir son consentement. L’intérêt légitime reste possible si le candidat en est expressément informé et peut s’y opposer simplement. Pour une candidature spontanée, le guide estime possible de considérer que l’envoi du CV vaut accord pour sa conservation.
- Information. L’article 13 du RGPD impose d’indiquer la finalité et la durée de conservation au moment de la collecte.
- Durée. La CNIL recommande de ne pas garder un profil plus de 2 ans à compter du dernier contact, et juge une conservation de cinq ans en principe excessive pour alimenter un vivier.
Le détail des cas, avec des formulations d’information prêtes à l’emploi, se trouve dans notre article peut-on garder un candidat dans son vivier. Les échéances et leur point de départ sont expliqués dans l’article sur la durée de conservation des données candidat, et notre calculateur de durée de conservation donne les dates d’un cas précis.
Un vivier qu’on ne rouvre qu’à l’ouverture d’un poste se dégrade vite, parce que les situations changent. Un candidat indisponible il y a huit mois peut chercher aujourd’hui, et un autre a peut-être accepté un poste la semaine dernière.
Trois habitudes suffisent à le garder vivant. D’abord, consulter le vivier avant toute diffusion d’offre, en y consacrant un temps fixe dès l’ouverture du poste. Ensuite, recontacter les meilleurs profils à intervalle régulier, avec un message personnel qui cite l’échange passé, plutôt qu’avec une newsletter. Enfin, mettre à jour la fiche et la date du dernier contact après chaque échange, puisque c’est de cette date que la CNIL fait partir la durée de conservation recommandée.
La réactivation d’un vivier resté en sommeil suit une méthode en plusieurs étapes, de la mesure de départ au suivi des résultats, que nous détaillons dans réactiver un vivier candidat.
Deux indicateurs suffisent pour savoir si le vivier produit quelque chose.
- La part des postes pourvus depuis le vivier, c’est-à-dire par un candidat déjà présent avant l’ouverture du poste. L’Apec a publié un repère ancien mais parlant. Dans son enquête de 2018, quand un recruteur utilisait le vivier, celui-ci lui avait permis de trouver le candidat finalement recruté dans 6 % des cas en 2017. Dans une étude de 2017 sur les logiciels de recrutement, plus d’un recruteur sur deux ayant utilisé son logiciel déclarait avoir puisé dans le vivier, mais le vivier n’était à l’origine que de 3 % des embauches réalisées avec un logiciel. L’Apec avançait, comme explication possible, la durée de vie limitée des candidatures.
- Le délai de recrutement des postes pourvus depuis le vivier, comparé à celui des autres postes. Pour situer ce délai, l’Apec relève que le dernier recrutement de cadre a pris en moyenne 12 semaines en 2025, un délai passé de 9 à 12 semaines entre 2020 et 2022 et stable depuis deux ans.
Deux indicateurs de santé complètent ce suivi, la part des fiches dont le dernier contact date de moins de 2 ans et la part des fiches qui portent une évaluation exploitable.
- Tout garder par défaut. Un vivier qui accueille chaque CV reçu devient illisible et sort du cadre fixé par la CNIL, qui vise les seuls candidats dont le profil intéresse l’employeur.
- Oublier la date du dernier contact. Sans elle, ni la purge ni la priorisation ne sont possibles.
- Laisser l’évaluation dans la tête du recruteur. Quand il quitte l’équipe, le vivier perd l’essentiel de sa valeur.
- Multiplier les copies. Exports tableur et boîtes mail forment des viviers parallèles, qu’aucune purge n’atteint.
- Contacter en masse sans personnaliser. Un message générique envoyé à tout le vivier obtient en général peu de réponses et incite les candidats à demander leur retrait.
Une CVthèque est un stock de CV, souvent celui d’un site d’emploi auquel le recruteur achète un accès. Un vivier rassemble des personnes avec qui l’entreprise a déjà eu un contact et sur lesquelles elle détient une information propre, comme un entretien, une évaluation ou une disponibilité. Dans ses textes, la CNIL emploie le terme de CVthèque pour désigner aussi le vivier interne d’un employeur ou d’un cabinet.
La CNIL recommande de ne pas dépasser 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat. Cette durée est une recommandation, non une obligation légale, et s’en écarter suppose de pouvoir justifier son choix. À l’échéance, on supprime le profil ou on redemande l’accord du candidat. Garder un profil cinq ans pour le recontacter est jugé en principe excessif par la CNIL.
Oui. L’article 13 du RGPD impose d’informer la personne au moment de la collecte, notamment de la finalité et de la durée de conservation. Pour un candidat non retenu, la CNIL recommande de recueillir son consentement, ou à défaut de l’informer clairement et de lui permettre de s’opposer simplement.
Pour quelques dizaines de profils, oui, à condition d’y tenir la date du dernier contact et la base légale. Au-delà, le tableur multiplie les copies hors du logiciel de recrutement, rend la purge difficile et ne permet pas de retrouver un profil sur ce qui a été dit en entretien.
Mesurez la part des postes pourvus par un candidat déjà présent dans le vivier avant l’ouverture du poste, et comparez le délai de recrutement de ces postes à celui des autres. Si ces deux chiffres ne bougent pas après six mois d’effort, le problème vient souvent de la qualité des fiches plutôt que du volume.