Le Code du travail s'attache à la méthode employée. L'article L1221-8 exige que le candidat soit « expressément informé, préalablement à leur mise en oeuvre, des méthodes et techniques d'aide au recrutement utilisées à son égard », que les résultats restent confidentiels et que les méthodes soient pertinentes au regard de la finalité poursuivie. L'article L1221-9 ajoute qu'aucune information concernant personnellement le candidat ne peut être collectée par un dispositif qui n'a pas été porté préalablement à sa connaissance. Un enregistrement, une transcription automatique ou une analyse par IA entrent logiquement dans ce champ, ce qui justifie de les présenter avant l'entretien.
Le RGPD, de son côté, porte sur les données. Son article 13 dresse la liste des informations à fournir « au moment où les données en question sont obtenues », et son article 12 demande qu'elles soient présentées de façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.
Le comité social et économique est lui aussi concerné. Selon l'article L2312-38 du Code du travail, il est informé, préalablement à leur utilisation, des méthodes ou techniques d'aide au recrutement des candidats et de toute modification de celles-ci. L'ajout d'un outil d'enregistrement ou d'analyse d'entretien à un processus existant relève de cette information.
Pour un entretien, la liste de l'article 13 se traduit ainsi.
- Qui traite. L'entreprise qui recrute (ou le cabinet, selon le montage), avec ses coordonnées et celles du DPO s'il en existe un.
- Pourquoi. Garder une trace fidèle de l'échange, rédiger le compte rendu et, le cas échéant, produire une synthèse assistée par IA. Chaque finalité distincte doit apparaître, notamment la conservation dans un vivier pour d'autres postes.
- Sur quelle base. La base légale retenue et, si c'est l'intérêt légitime, l'intérêt poursuivi.
- Qui reçoit. Les recruteurs et managers concernés, le client final pour un cabinet, et les prestataires techniques (outil de transcription, logiciel de gestion des candidatures).
- Où. Si des données sont transférées hors de l'Union européenne, le transfert et ses garanties doivent être mentionnés.
- Combien de temps. Une durée ou, à défaut, les critères qui permettent de la déterminer. La CNIL indique qu'en cas de candidature non retenue, alimenter un vivier est possible si la conservation n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact et si le candidat en a été informé.
- Quels droits. Accès, rectification, effacement, limitation, ainsi que l'opposition et la portabilité selon la base légale, et la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
- Décision automatisée. Si elle existe, des informations utiles sur la logique sous-jacente, ainsi que l'importance et les conséquences prévues pour le candidat (art. 13, paragraphe 2, point f).
Les deux textes placent l'information avant la collecte. Annoncer l'enregistrement une fois celui-ci lancé arrive trop tard au regard du Code du travail. La CNIL qualifie d'ailleurs de collecte déloyale le fait de filmer ou d'enregistrer un entretien d'embauche sans en informer au préalable le candidat.
En pratique, l'information la plus solide se donne en deux temps. Un écrit accompagne la convocation (courriel ou invitation d'agenda) et renvoie vers la politique de confidentialité complète. Un rappel oral ouvre ensuite l'entretien, avant le démarrage de l'enregistrement, et laisse au candidat le temps de poser une question ou de refuser. L'écrit sert aussi de trace, puisque le responsable du traitement doit être en mesure de démontrer qu'il respecte le RGPD (article 5, paragraphe 2).
Pour un entretien téléphonique, l'annonce se fait au début de l'appel, avant le déclenchement de l'enregistrement, avec un lien ou une adresse où lire la mention complète.
Ces textes sont des points de départ à adapter à votre traitement réel (finalités, base légale, destinataires, durées).
Dans la convocation écrite
Pour vous accorder toute notre attention, nous enregistrons l'entretien et le faisons retranscrire. La transcription sert à rédiger le compte rendu, qui est partagé avec [le manager du poste / notre client]. Une synthèse est préparée avec l'aide d'un outil d'intelligence artificielle, et la décision reste prise par une personne. Si votre candidature n'est pas retenue, nous conservons ces éléments deux ans au plus après notre dernier échange pour vous proposer d'autres postes, sauf si vous vous y opposez. Le détail de vos droits et nos coordonnées figurent ici : [lien]. Vous pouvez nous dire à tout moment que vous préférez un entretien sans enregistrement.
À l'oral, avant de lancer l'enregistrement
Comme indiqué dans l'invitation, je vais enregistrer notre échange pour en tirer le compte rendu. L'enregistrement sert uniquement à votre candidature et à notre vivier, et vous pouvez demander à y accéder ou à le faire supprimer. Est-ce que cela vous convient ?
Au téléphone
Cet appel va être enregistré et retranscrit pour les besoins du recrutement. Vous trouverez nos coordonnées et vos droits sur [adresse]. Si vous ne souhaitez pas être enregistré, dites-le maintenant.
Une transcription suivie d'une synthèse assistée par IA doit être présentée comme telle. Parler d'« outil de prise de notes » alors que le logiciel produit aussi une appréciation du candidat ne répond ni à l'exigence d'information expresse du Code du travail ni à l'obligation de transparence du RGPD.
Si l'outil prend seul une décision produisant des effets juridiques ou affectant le candidat de manière significative (un rejet automatique, par exemple), l'article 13, paragraphe 2, point f, impose de donner des informations utiles sur la logique sous-jacente et sur ses conséquences. Si c'est un recruteur qui décide, le dire clairement correspond à la réalité du traitement et rassure le candidat.
Le règlement (UE) 2024/1689 sur l'intelligence artificielle classe à haut risque les systèmes destinés au recrutement et à la sélection de personnes (annexe III, point 4, et considérant 57). Son article 26, paragraphe 11, impose aux déployeurs de ces systèmes qui prennent des décisions concernant des personnes, ou aident à les prendre, d'informer ces personnes qu'elles y sont soumises. Le règlement (UE) 2026/1744 du 8 juillet 2026, dit omnibus IA, a fixé au 2 décembre 2027 la date d'application de ces obligations pour les systèmes de l'annexe III, dont ceux du domaine de l'emploi. Intégrer dès maintenant la mention de l'IA dans la convocation évite de reprendre tous les modèles plus tard.
- Compter sur l'outil pour prévenir. Un message automatique dans la visioconférence ou la vignette d'un assistant ne remplace pas l'information due par l'organisation qui recrute.
- Renvoyer à une politique de confidentialité générale qui ne parle ni d'enregistrement ni d'analyse. Le candidat doit pouvoir comprendre ce qui est fait de cet entretien précis.
- Écrire « le temps nécessaire » au lieu d'une durée. L'article 13 demande une durée ou, lorsque ce n'est pas possible, les critères utilisés pour la déterminer.
- Oublier des destinataires, en particulier le client final d'un cabinet ou le logiciel de gestion des candidatures où le compte rendu sera versé.
- Taire la réutilisation dans le vivier. Conserver l'entretien pour d'autres postes est une finalité à part entière, à annoncer dès le départ.
- Ne pas prévoir le refus. Un recruteur qui ne sait pas mener l'entretien sans enregistrement place le candidat devant un choix qui n'en est pas un.
Cette page donne un cadre général. Pour un cas précis, faites relire vos mentions par votre DPO ou par un avocat.
Le responsable du traitement. Le guide recrutement de la CNIL qualifie de sous-traitant le cabinet qui, dans un dispositif d'externalisation du recrutement (RPO), ne fait qu'appliquer les directives de l'entreprise cliente, laquelle reste responsable du traitement. Un cabinet qui alimente son propre vivier ou sa propre CV-thèque détermine ses finalités et agit en principe comme responsable pour ce traitement. Dans tous les cas, le candidat doit savoir que son compte rendu sera transmis au client.
L'article 12 du RGPD prévoit que les informations sont fournies par écrit ou par d'autres moyens, y compris par voie électronique lorsque c'est approprié. Une annonce orale seule est difficile à prouver et ne permet pas au candidat de relire ses droits. La combinaison d'un écrit envoyé avec la convocation et d'un rappel oral est la plus sûre.
Oui lorsque l'entreprise dispose d'un CSE doté de cette attribution. L'article L2312-38 du Code du travail prévoit qu'il est informé, préalablement à leur utilisation, des méthodes ou techniques d'aide au recrutement et de toute modification de celles-ci. La CNIL rappelle aussi ce point dans ses recommandations aux recruteurs.
Oui, au titre du droit d'accès. La CNIL rappelle qu'un candidat peut obtenir une copie des informations personnelles le concernant utilisées dans le processus de recrutement, sur simple demande et sans avoir à la justifier. L'article 12 du RGPD fixe un délai de réponse d'un mois à compter de la réception de la demande, prolongeable de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes, à condition d'en informer la personne dans le premier mois.
Si la réutilisation pour d'autres postes a été annoncée dès le premier entretien, elle fait partie des finalités connues du candidat. Dans le cas contraire, l'article 13, paragraphe 3, du RGPD impose de l'informer de cette nouvelle finalité avant de traiter ses données pour elle. La durée de deux ans recommandée par la CNIL pour un vivier court à partir du dernier contact.