Les métriques de recrutement qui comptent, et comment les mesurer

Un dirigeant de cabinet de recrutement ou de société de conseil ouvre souvent son suivi d'activité sur une seule ligne, le nombre de placements du mois. Le chiffre rassure, il alimente les objectifs annuels et se compare d'un consultant à l'autre. Il reste pourtant muet sur l'essentiel, combien de temps chaque poste a mobilisé l'équipe, d'où sont venus les candidats qui ont signé, si les recrues tiennent après la période d'essai, et si vous repartez d'une page blanche à chaque mission ou capitalisez sur les entretiens déjà menés.

Cet article s'adresse au responsable qui veut piloter au-delà du volume, que vous dirigiez un cabinet de recrutement ou une ESN. Il déroule cinq métriques dans l'ordre où elles se lisent, avec pour chacune une définition, un repère de marché quand il en existe un, et une façon de la calculer sans y consacrer un poste à temps plein. La dernière, le taux de réexploitation du vivier, est celle que presque personne ne suit, et c'est souvent la plus révélatrice.

Trois règles avant de poser le moindre chiffre

Une métrique mal définie oriente plus mal qu'une métrique absente, parce qu'elle donne une fausse impression de maîtrise. Trois précautions valent pour les cinq indicateurs qui suivent.

D'abord, écrivez noir sur blanc le numérateur et le dénominateur. « Délai de recrutement » ne veut rien dire tant qu'on n'a pas fixé le point de départ (ouverture du besoin ou publication de l'annonce ?) et le point d'arrivée (promesse acceptée ou arrivée effective ?). Deux équipes qui mesurent des choses différentes ne se comparent pas.

Ensuite, préférez la médiane à la moyenne pour tout ce qui est un délai. Les durées de recrutement sont étirées vers le haut par quelques postes qui traînent des mois, et une moyenne se laisse tirer par ces cas extrêmes. La médiane, le point qui coupe vos recrutements en deux moitiés, décrit mieux le quotidien de l'équipe. C'est d'ailleurs la mesure que retient France Travail dans ses statistiques d'offres pourvues.

Enfin, segmentez par type de poste. Un délai global agrège des cadres et des profils juniors qui n'ont rien à voir. France Travail relève ainsi une médiane de 67 jours pour recruter un cadre ou un agent de maîtrise en 2023, contre 37 jours pour un employé non qualifié, trente jours d'écart que la moyenne d'ensemble efface.

Métrique 1 · Le délai de recrutement (time-to-fill)

C'est le temps qui s'écoule entre le moment où un poste est ouvert et celui où un candidat accepte. On le distingue du time-to-hire, qui part de la candidature du futur recruté et reste plus court, puisqu'il ignore la période où l'annonce cherche encore preneur. Pour un cabinet, ce délai est aussi votre cycle commercial, chaque semaine gagnée sur une mission au forfait pèse directement sur la marge.

Pour la mesurer, datez l'ouverture du besoin et la promesse acceptée pour chaque poste, calculez la médiane par famille de métier, et suivez sa tendance mois après mois plutôt qu'en valeur absolue.

Côté repère de marché, France Travail relève pour 2023 une médiane de 47 jours sur l'ensemble des offres qui lui sont déposées, la moitié des recrutements aboutissant en moins de temps. C'est une médiane tous profils confondus, et elle grimpe à 67 jours dès qu'on la restreint aux cadres et agents de maîtrise, comme vu plus haut. Un même indicateur, deux périmètres, deux valeurs : c'est bien la preuve qu'un délai ne se lit jamais sans préciser ce qu'il recouvre.

Métrique 2 · Le coût par recrutement (cost per hire)

Additionnez tout ce qu'un recrutement consomme, les coûts directs (diffusion d'annonces, licences d'outils, honoraires éventuels) et les coûts indirects, souvent les plus lourds et les moins suivis, le temps des recruteurs et des managers passé en sourcing, en entretiens et en qualification. Pour un cabinet ou une ESN, c'est votre coût de production interne d'un placement qu'il faut isoler ici, distinct de ce que vous facturez au client.

Deux repères aident à situer l'ordre de grandeur, en gardant en tête qu'ils décrivent le point de vue de l'entreprise qui recrute pour elle-même. Côté employeur direct, certaines estimations situent le coût moyen d'un recrutement en France entre 5 000 et 8 000 euros pour un profil standard, une fourchette qui ne reflète pas toujours l'ensemble des coûts indirects (poste vacant, surcharge des équipes, baisse temporaire de productivité), si bien que le coût complet peut la dépasser nettement. Côté marché de la prestation, mandater un cabinet représente en général 15 à 25 % du salaire brut annuel du candidat, autour de 18 à 20 % en moyenne et de 25 à 35 % pour une chasse de tête. Ce dernier pourcentage est le prix payé par le client, pas le coût interne du cabinet, et la confusion entre les deux fausse tout calcul de rentabilité.

Un calcul soutenable tient en quatre gestes, une fois par trimestre : estimez le temps moyen consacré par poste (heures recruteur plus heures manager), valorisez-le à un taux horaire chargé, ajoutez les coûts directs, et divisez par le nombre de placements. Un ordre de grandeur suivi dans le temps vaut mieux qu'un calcul exact fait une seule fois.

Métrique 3 · La source de recrutement (source of hire)

Cette métrique répond à une question simple, d'où viennent les candidats qui signent. Annonce, cooptation, approche directe, réseau, vivier interne, chaque canal a un rendement différent, et le suivre évite de continuer à financer un canal qui ne convertit pas.

Un piège classique consiste à regarder le seul volume de candidatures par canal. L'APEC propose une lecture plus juste, l'efficacité d'un canal se calcule en rapportant la part des candidats recrutés grâce à lui à son taux d'utilisation. Un canal très sollicité qui produit peu d'embauches est moins efficace qu'un canal discret qui convertit fort. Pour situer les usages, l'APEC relève que la publication d'une offre et la mobilisation du réseau ont été, pour 80 % des entreprises, les deux canaux ayant le plus souvent permis de finaliser un recrutement de cadre en 2023. Le point à retenir pour la suite, l'APEC compte le vivier de candidatures (anciens candidats, profils en réserve) parmi les canaux à part entière, ce que la plupart des équipes oublient de mesurer.

En pratique, à chaque placement, enregistrez le canal d'origine réel du candidat signé, puis calculez pour chaque canal le rapport entre sa part dans les embauches et sa part dans l'effort fourni. C'est ce ratio, et non le volume brut, qui vous dit où réinvestir.

Métrique 4 · La qualité de recrutement (quality of hire)

C'est la métrique la plus utile et la plus fuyante, parce qu'il n'existe pas de standard de marché unique pour la mesurer. La norme ISO/TS 30411:2018 propose un cadre, apprécier la qualité soit par l'atteinte des objectifs de performance de la recrue, soit par l'adéquation de ses compétences constatée après l'embauche. Faute de référentiel commun, une approche répandue côté RH combine deux horizons, un composite de court terme (délai d'embauche, taux de transformation des candidats, satisfaction du candidat et du manager) et un composite de long terme (validation de la période d'essai, rétention, performance tenue dans la durée).

Côté mise en œuvre, choisissez deux ou trois signaux que vous pouvez réellement collecter, par exemple le taux de validation de période d'essai à six mois, la rétention à un an, et une note de satisfaction du manager recueillie en une question. Un proxy imparfait suivi régulièrement bat un indice parfait jamais renseigné.

À l'échelle du marché, France Travail donne un repère de satisfaction, quand une offre est pourvue, 88 % des employeurs se disent satisfaits de leur recrutement, taux qui monte à 93 % pour un recrutement finalement réalisé en interne. Et la qualité se joue en amont, la même étude relève que 63 % des établissements ayant recruté ont rencontré des difficultés, dont 93 % pointent les candidatures, trop peu nombreuses (73 %) ou inadaptées (77 %). Mesurer la qualité, c'est aussi surveiller la matière première qui entre dans le tunnel.

Métrique 5 · Le taux de réexploitation du vivier

Voici la métrique que presque aucun cabinet ne suit, alors qu'elle éclaire les quatre autres. Le taux de réexploitation du vivier mesure la part de vos placements qui proviennent de candidats déjà présents et déjà évalués dans votre base avant l'ouverture du besoin, par opposition à ceux issus d'un sourcing à froid recommencé de zéro. Le calcul tient en une division, placements issus du vivier interne sur total des placements, sur une période donnée.

Ce que nous observons dans les cabinets et ESN que nous accompagnons, sans en faire une statistique de marché, rejoint l'ordre de grandeur décrit dans notre méthode de réactivation : un taux souvent compris entre 5 et 15 % quand rien n'est fait pour entretenir la base, contre 30 à 45 % atteignables lorsque la donnée d'entretien est structurée et réutilisable d'une mission à l'autre. Ces candidats sont bien présents en base, mais mal retrouvables, leurs évaluations peu remplies, leurs labels inexploités.

Cette métrique est un indicateur avancé. Quand elle monte, le délai de recrutement baisse (un candidat déjà rencontré se positionne plus vite), le coût par recrutement baisse (moins de sourcing à froid), et l'efficacité des canaux s'améliore mécaniquement puisque le vivier redevient un canal productif. C'est la raison pour laquelle nous la plaçons en cinquième position mais la traitons comme la première à faire bouger. Pour comprendre pourquoi cette base reste inerte dans la plupart des structures, voir pourquoi le vivier dort, et pour la démarche pas à pas qui commence justement par mesurer cette base, voir réactiver son vivier candidat.

Instrumenter tout ça sans usine à gaz

Ces cinq métriques ont un point commun, elles supposent une donnée propre, à jour et rassemblée au même endroit. C'est là que le bât blesse, les informations sont éclatées entre l'ATS, les mails, les fichiers de suivi et les comptes rendus d'entretien laissés en texte libre. Même chez les grandes entreprises, l'équipement reste partiel, l'APEC note qu'en 2024 la moitié d'entre elles seulement utilisent un logiciel de recrutement de type ATS ou SIRH pour recruter des cadres, en progression de 12 points depuis 2021. Et l'usage d'outils d'IA pour le recrutement de cadres reste marginal, 4 % des entreprises concernées en 2024, 11 % envisageant de s'y mettre. Autant dire que la plupart des équipes mesurent encore à la main, par export et tableur.

Les trois premières métriques, délai, coût et source, se tirent d'un ATS bien tenu, au prix de quelques exports. Les deux dernières, qualité et réexploitation du vivier, butent sur un manque, elles ont besoin de la donnée d'entretien structurée, ce que l'ATS ne capte presque jamais, puisqu'un compte rendu y arrive le plus souvent en texte libre non exploitable.

C'est le rôle d'un Hub connecté à votre ATS, sans le remplacer. La donnée d'entretien est structurée dès la sortie de l'échange et renvoyée dans la fiche candidat de votre ATS de façon bidirectionnelle, ce qui alimente la source de recrutement et rend le vivier mesurable. La base devient interrogeable en langage naturel (« trouve-moi les profils SOC disponibles à Paris déjà rencontrés cette année »), sans aucun score en pourcentage et avec des critères explicables, ce qu'attend l'AI Act. La transcription n'est que la porte d'entrée, la valeur tient dans la donnée qu'on rend enfin réutilisable, et donc mesurable.

Questions fréquentes

Quelle métrique de recrutement suivre en priorité ?

Commencez par les trois métriques qu'un ATS bien tenu vous donne déjà, le délai de recrutement (en médiane, par type de poste), le coût par recrutement et la source de recrutement. Ajoutez ensuite la qualité de recrutement via deux ou trois signaux simples, puis le taux de réexploitation du vivier, qui est l'indicateur avancé le plus utile et le moins suivi. Mieux vaut cinq métriques imparfaites suivies chaque mois qu'un tableau de bord parfait jamais rempli.

Faut-il utiliser la moyenne ou la médiane pour le délai de recrutement ?

La médiane, pour un délai. Les durées de recrutement sont tirées vers le haut par quelques postes très longs, et la moyenne se laisse déformer par ces cas extrêmes. La médiane, qui coupe vos recrutements en deux moitiés, décrit mieux le cas courant, et c'est la statistique que retient France Travail : une médiane de 47 jours en 2023 sur l'ensemble des offres, qui grimpe à 67 jours pour les seuls cadres et agents de maîtrise. Regardez aussi la dispersion, vos postes les plus lents, pas seulement le point central.

Comment calculer le taux de réexploitation du vivier ?

Divisez le nombre de placements issus de candidats déjà présents et déjà évalués dans votre base avant l'ouverture du besoin par le nombre total de placements sur la même période. Le point délicat est de tracer l'origine réelle du candidat signé, ce qui suppose une base tenue et des fiches candidat portant une donnée d'entretien exploitable. Ce taux reste faible tant que la base n'est pas entretenue, et s'élève nettement une fois la donnée d'entretien structurée et réutilisable d'une mission à l'autre.

Le coût par recrutement inclut-il les honoraires de cabinet ?

Non, pas pour un cabinet ou une ESN qui recrute pour ses clients. Les 15 à 25 % du salaire brut annuel facturés sont un prix de vente, pas un coût. Le coût par recrutement d'un cabinet est son coût de production interne, essentiellement le temps des consultants passé en sourcing, entretiens et qualification, plus les outils et la diffusion. Pour une entreprise qui recrute pour elle-même, en revanche, des honoraires de cabinet éventuels entrent bien dans son coût de recrutement.

À retenir

• Le nombre de placements est un indicateur retard, il ne pilote rien à lui seul, cadrez-le avec les cinq métriques.
• Pour les délais, raisonnez en médiane et par type de poste, la moyenne masque la dispersion et les postes qui traînent.
• Séparez le coût de production interne (cabinet ou ESN) du prix facturé au client, les 15 à 25 % ne sont pas un coût.
• La qualité de recrutement n'a pas de standard, choisissez deux ou trois signaux réellement collectables plutôt qu'un indice parfait jamais rempli.
• Le taux de réexploitation du vivier est l'indicateur avancé le moins suivi, il tire le délai et le coût vers le bas quand il monte.