Le droit d'accès vise toutes les données qui concernent le candidat, quel que soit le support. La CNIL cite expressément les documents papier ou électroniques et les enregistrements vidéo ou sonores, et précise que le fait qu'une donnée figure dans un document ne la rend pas incommunicable (CNIL, répondre à une demande de droit d'accès).
Dans un recrutement, cela recouvre en pratique :
- les notes prises pendant l'entretien, y compris manuscrites dès lors qu'elles sont conservées ou classées dans un dossier (une feuille volante qui n'est pas conservée après l'entretien ne constitue pas un traitement, selon la fiche n° 1 du guide recrutement de la CNIL) ;
- les grilles et fiches d'évaluation, avec leurs zones de commentaires ;
- les comptes rendus d'entretien, les transcriptions et les enregistrements audio ou vidéo ;
- les résultats de tests, et les éléments sur lesquels le recruteur s'est fondé pour prendre sa décision.
La Cour de justice de l'Union européenne a jugé que les annotations d'un examinateur sur les réponses d'un candidat à un examen professionnel constituent des données personnelles de ce candidat, parce qu'elles reflètent l'appréciation portée sur ses performances (CJUE, Nowak, C‑434/16). L'arrêt porte sur un examen, mais le même raisonnement se transpose assez naturellement aux appréciations écrites d'un recruteur.
En plus de la copie, le candidat a droit aux informations listées à l'article 15 : finalités, catégories de données, destinataires, durée de conservation, source des données collectées auprès de tiers et, s'il existe une décision automatisée au sens de l'article 22, des informations utiles sur la logique sous-jacente.
L'article 12.3 du RGPD impose de répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans un mois à compter de la réception de la demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité ou du nombre de demandes, à condition d'informer le candidat de la prolongation et de ses motifs dans le premier mois (RGPD, chapitre III). Si vous ne donnez pas suite, l'article 12.4 vous oblige aussi à l'en informer dans le mois, en indiquant vos motifs et la possibilité de saisir la CNIL ou un juge.
La première copie est gratuite. Une demande reçue par voie électronique appelle une réponse sous une forme électronique d'usage courant, sauf si le candidat demande autre chose.
Vous n'êtes pas obligé de remettre les documents originaux. Le guide recrutement de la CNIL admet la transmission d'une synthèse des données figurant dans les documents. Pour un logiciel métier, la CNIL accepte des captures d'écran ou une retranscription fidèle. Une copie du document lui-même devient nécessaire lorsqu'elle est indispensable au candidat pour exercer ses autres droits, comme la rectification. Deux exigences s'ajoutent dans le guide recrutement : les codes, sigles et abréviations doivent être explicités, et le résultat d'un test présenté sous forme de score ou de catégorie doit être accompagné des éléments qui permettent de l'interpréter. Une note « 3/5 SK » sans légende ne répond donc pas à la demande.
L'article 15.4 prévoit que le droit d'obtenir une copie ne doit pas porter atteinte aux droits et libertés d'autrui. La fiche n° 7 du guide recrutement de la CNIL en tire une démarche en deux temps.
La première étape consiste à occulter. Pour une fiche d'évaluation commentée, le recruteur devrait supprimer les éléments qui identifient les personnes ayant rédigé les commentaires, comme leurs noms. Pour les échanges entre membres d'un jury, dont le candidat n'était ni expéditeur ni destinataire, l'anonymisation ou la pseudonymisation des données relatives aux tiers constitue une bonne pratique. Pour un test fondé sur une grille ou un outil couvert par la propriété intellectuelle d'un éditeur, le recruteur communique les informations qui concernent le candidat sans dévoiler les éléments couverts par le secret.
Le refus n'intervient qu'ensuite, si ces mesures ne suffisent pas à protéger les tiers, et il doit être motivé auprès du candidat avec une justification étayée. L'article 12.5 permet aussi d'écarter une demande manifestement infondée ou excessive, notamment par son caractère répétitif, et c'est à vous d'en apporter la preuve.
Deux arguments sont écartés par les textes. Un engagement de confidentialité n'est pas un motif valable de refus, selon le guide recrutement de la CNIL. Quant à l'article L1221-8 du Code du travail, qui rend confidentiels les résultats des méthodes d'aide au recrutement (Code du travail numérique, L1221-8), il vise les tiers. Dans sa recommandation de 2002, la CNIL s'appuyait sur ce même texte (alors numéroté L. 121-7) pour affirmer que tout candidat peut obtenir communication des informations le concernant, y compris les résultats des tests ou évaluations professionnelles, et précisait que l'obligation de confidentialité n'est pas opposable aux candidats.
Le candidat réclame l'enregistrement de son entretien. L'enregistrement contient ses données (sa voix, ses propos), il est donc communicable, la CNIL citant d'ailleurs l'exemple d'une conversation téléphonique enregistrée. Les propos du recruteur relèvent d'un tiers, mais le candidat a assisté à l'échange. Pour des courriels déjà connus du demandeur, la CNIL considère que leur communication peut être présumée respectueuse des droits des tiers, et ce raisonnement paraît transposable. Une retranscription fidèle peut remplacer la copie, sauf si le candidat a besoin de l'enregistrement lui-même pour exercer un autre droit, comme la rectification.
Le manager a pris des notes dans son carnet personnel. Si ces notes ont été conservées, versées au dossier ou recopiées dans l'outil de recrutement, elles entrent dans le périmètre. Une règle interne simple limite le risque : ce qui compte pour la décision est saisi dans l'outil, et les brouillons ne sont pas conservés après l'entretien.
La demande arrive pendant un litige. L'exercice du droit d'accès n'est pas conditionné, rappelle la CNIL. Un candidat peut l'exercer en parallèle d'une procédure, par exemple devant le conseil de prud'hommes, et un refus fondé sur ce seul motif ne serait pas valable.
Puisque toute note d'entretien conservée peut être communiquée, mieux vaut l'écrire en pensant que le candidat la lira. L'article L1221-6 du Code du travail exige déjà que les informations demandées au candidat présentent un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé ou avec l'évaluation des aptitudes professionnelles (Code du travail numérique, L1221-6). Une appréciation gagne donc à se rattacher à un critère du poste et à s'appuyer sur un fait observé.
Quelques reformulations types :
- « Pas très dynamique » devient « Réponses courtes sur la gestion de projet, sans exemple chiffré malgré deux relances. »
- « Profil un peu senior pour l'équipe » devient « Attentes de rémunération supérieures de 15 % à la fourchette du poste. » L'âge n'a pas sa place dans la note, et la première version le suggère.
- « Bon feeling » devient « A décrit avec précision la migration d'un parc de 200 postes, rôle et difficultés compris. »
- « Mère de deux enfants, disponibilité à vérifier » se supprime. La situation de famille fait partie des critères de discrimination interdits et n'a pas de lien avec l'aptitude au poste.
Une grille structurée par critères, avec un champ « faits observés » et un champ « appréciation », facilite à la fois la décision et la réponse à une demande d'accès.
- Répondre en listant seulement les catégories de données détenues. La CNIL précise que cela ne suffit pas et qu'il faut communiquer les données elles-mêmes.
- Oublier les sources secondaires, comme la messagerie interne entre recruteurs, les commentaires laissés dans le logiciel de recrutement ou les retours écrits du client dans un cabinet.
- Envoyer la copie sans masquer les noms des évaluateurs ou les données d'autres candidats présents dans un même tableau.
- Laisser passer le délai d'un mois sans répondre ni annoncer de prolongation motivée.
- Conserver des notes au-delà de la durée annoncée. Pour un vivier, la CNIL recommande en principe de ne pas dépasser deux ans à compter du dernier contact avec le candidat, qui doit en avoir été informé (CNIL, recrutement dans les TPE/PME).
Cette page donne un cadre général. Pour une demande précise ou un contentieux en cours, faites valider votre réponse par votre DPO ou par un avocat.
Seulement en cas de doute raisonnable sur l'identité du demandeur. Le guide recrutement de la CNIL indique qu'une demande envoyée depuis l'adresse e-mail utilisée pendant tout le processus de recrutement ne laisse pas de doute raisonnable, et qu'une pièce d'identité ne doit pas être réclamée systématiquement.
Non pour la première copie, qui est gratuite. Des frais raisonnables fondés sur les coûts administratifs ne sont possibles que pour une copie supplémentaire ou une demande manifestement infondée ou excessive.
Le droit de rectification porte sur les données inexactes ou incomplètes. Un propos mal retranscrit ou un fait erroné se corrige. Le guide de la CNIL donne aussi l'exemple d'un candidat en vivier qui complète son dossier avec un nouveau diplôme ou une certification.
Si les données ne sont plus conservées, l'accès est impossible et vous l'indiquez au candidat. Par prudence, une suppression devrait résulter de votre durée de conservation habituelle et non d'une décision prise après réception de la demande.
Oui. La CNIL demande de donner un effet utile à la demande. Une demande qui fait référence à des documents concernant la personne s'interprète comme l'exercice du droit d'accès, et la rejeter au seul motif du vocabulaire employé peut s'avérer fautif.
Le droit s'exerce auprès du responsable de traitement, qui peut être le cabinet, l'entreprise cliente ou les deux en tant que responsables conjoints, selon qui détermine les finalités et les moyens. La fiche n° 3 du guide recrutement de la CNIL détaille ces répartitions. Pour un cas précis, rapprochez-vous de votre DPO ou d'un avocat.