La question revient à chaque fois qu'une équipe envisage de garder une trace de ses entretiens, par enregistrement audio ou par transcription : a-t-on le droit ? La réponse courte tient en une phrase. Oui, vous pouvez enregistrer un entretien d'embauche, à condition d'en informer le candidat au préalable, de lui laisser la possibilité de refuser, et de ne jamais le faire à son insu.
Tout le reste découle de cette règle de base, posée par le code du travail et précisée par la CNIL dans son guide du recrutement. Un enregistrement réalisé en cachette n'est pas seulement un manquement formel : il rend la collecte déloyale, donc illicite, et expose l'employeur comme le cabinet qui a mené l'entretien.
Cet article reprend le cadre point par point, chaque affirmation renvoyant à sa source officielle, puis le traduit en pratique pour une équipe recrutement : comment formuler la demande, quand la poser, quoi faire en cas de refus, et ce que change l'arrivée d'une transcription par IA dans la boucle.
Le cadre juridique, point par point
L'enregistrement à l'insu du candidat est interdit
Le point de départ est l'article L1221-9 du code du travail : aucune information concernant personnellement un candidat ne peut être collectée par un dispositif qui ne lui a pas été porté à connaissance au préalable (article L1221-9, Légifrance). Un micro qui tourne ou un outil de transcription activé sans que le candidat le sache entre directement dans cette interdiction.
La CNIL applique ce principe à l'entretien lui-même. Dans son guide du recrutement, elle considère que le fait de filmer un entretien d'embauche sans en informer le candidat ne constitue pas une collecte loyale et transparente des données (guide du recrutement, CNIL). Elle ajoute, à propos des méthodes d'évaluation, que le recours à des techniques réalisées à l'insu des candidats n'est pas conforme à la réglementation. L'enregistrement audio suit la même logique que la captation vidéo : c'est une collecte de données personnelles, soumise aux mêmes exigences de loyauté.
La base légale n'est pas le consentement
C'est le point le plus contre-intuitif, et celui sur lequel beaucoup d'équipes se trompent. On imagine qu'il suffit de demander l'accord du candidat pour être en règle. Le RGPD pose une condition de validité du consentement : il doit être libre. Or, entre un candidat et le recruteur qui décide de son embauche, le rapport de force déséquilibre cette liberté. Un candidat qui craint de compromettre sa candidature ne dit pas un "oui" pleinement libre.
La CNIL en tire une conséquence nette dans son guide : ni le consentement, ni l'exécution des mesures précontractuelles ne sauraient, en règle générale, fournir un fondement valable au traitement, et il appartient au recruteur de s'appuyer sur un intérêt légitime au sens du RGPD respectant les droits des personnes (guide du recrutement, CNIL). Autrement dit, vous enregistrez sur la base de votre intérêt légitime à documenter l'entretien, et non sur la base d'un consentement que vous feriez signer.
L'information préalable est obligatoire
L'intérêt légitime ne dispense de rien sur l'information. Le candidat doit être informé avant l'entretien, et de façon complète. La CNIL liste les mentions attendues : identité du responsable du fichier de recrutement, coordonnées du délégué à la protection des données s'il existe, finalité poursuivie, base légale retenue, durée de conservation, droits dont dispose le candidat (recrutement et données personnelles, CNIL).
Pour les entretiens menés via un outil de visioconférence, la CNIL précise dans son guide que cette information doit nécessairement être apportée aux candidats préalablement à la réalisation des opérations de traitement, et indiquer clairement les modalités, notamment lorsque l'enregistrement et la visualisation en différé sont envisagés.
Le candidat garde la main : refus et retrait
Puisque l'enregistrement ne repose pas sur le consentement, le candidat n'a pas à "signer" pour autoriser. En revanche, l'information préalable n'aurait aucun sens si elle n'ouvrait pas la possibilité d'un refus. Un candidat qui ne souhaite pas être enregistré doit pouvoir le dire sans que cela pèse sur l'évaluation de sa candidature. La CNIL insiste sur ce droit de s'opposer facilement, sans avoir à justifier d'autre motif que son souhait, dans les situations voisines de conservation des données candidat (guide du recrutement, CNIL). Au-delà de l'entretien, le candidat conserve ses droits d'accès, de rectification et d'effacement sur les données le concernant.
La durée de conservation recommandée par la CNIL
Deux durées à ne pas confondre. D'un côté, l'enregistrement audio ou vidéo brut : la CNIL considère qu'aucune conservation des flux n'apparaît nécessaire pour les entretiens, et que ces données n'ont pas à être conservées au-delà de la date de décision d'embauche, sauf justification spécifique du besoin par le recruteur. De l'autre, les informations issues du processus que vous souhaitez réutiliser plus tard, pour alimenter un vivier : la CNIL recommande que leur durée de conservation n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact avec la personne (guide du recrutement, CNIL). Cette même durée de deux ans est reprise sur la page de la CNIL consacrée aux durées de conservation (durées de conservation, CNIL).
Ces deux ans sont une recommandation, un repère documenté dont le recruteur peut s'écarter en justifiant son choix, pas un délai gravé dans la loi. La CNIL signale par ailleurs un autre repère : l'article L1134-5 du code du travail fixe à cinq ans le délai de l'action en réparation d'un préjudice de discrimination, à compter de la révélation de la discrimination, ce qui peut justifier de garder certaines données à des fins probatoires.
En pratique pour une équipe recrutement
Le cadre juridique se résume à trois gestes simples une fois traduit dans un process.
Comment et quand formuler la demande
Posez l'information avant l'entretien, pas au moment d'appuyer sur "enregistrer". Une ligne dans le mail de convocation ou dans la confirmation de rendez-vous suffit, du type : "Cet entretien sera enregistré et transcrit pour faciliter notre compte rendu et le suivi de votre candidature. Vous pouvez nous indiquer si vous préférez que nous prenions des notes sans enregistrement, cela n'aura aucune incidence sur votre candidature." La formulation honnête vaut mieux qu'une mention noyée dans des conditions générales : le candidat doit comprendre ce qui sera capté, pourquoi, et combien de temps les données seront gardées.
Annoncer la captation en début d'entretien, alors que la personne est déjà installée face à vous, place le candidat dans une position où le refus devient socialement coûteux. C'est ce déséquilibre que le cadre cherche à neutraliser. L'information en amont laisse un vrai espace de décision.
Quoi faire en cas de refus
Le refus n'a rien d'un incident. Vous revenez à la prise de notes classique pour cet entretien, sans pénaliser le candidat, et sans le relancer pour le faire changer d'avis. C'est aussi simple que cela. Un process robuste prévoit l'alternative dès le départ, pour que personne dans l'équipe ne se retrouve à improviser.
Où stocker et qui y a accès
La CNIL rappelle que l'accès aux données des candidats se limite aux personnes habilitées, dans la limite de leurs missions et sous obligation de confidentialité (guide du recrutement, CNIL). En clair, le compte rendu d'un entretien n'a pas vocation à circuler librement : il est accessible aux recruteurs et managers concernés par le poste, pas à toute l'entreprise. Pensez aussi au lieu d'hébergement des données, sujet que nous traitons sous l'angle de la conformité IA dans un guide dédié.
Le cas de la transcription par IA
Faire transcrire automatiquement un entretien par un outil d'IA ne change pas les règles de base : information préalable, possibilité de refus, durée de conservation maîtrisée restent identiques. Mais cela ajoute un acteur dans la chaîne. L'outil de transcription est un sous-traitant au sens du RGPD, les données de l'entretien transitent par lui, et votre information au candidat doit en tenir compte. S'ajoute le volet propre à l'intelligence artificielle, du droit à une évaluation explicable à l'encadrement des dispositifs d'aide à la décision, que nous détaillons dans notre guide sur l'IA dans le recrutement et l'AI Act.
Hirify, qui édite ce guide, est l'un de ces outils : la transcription d'entretien est hébergée chez un prestataire français, en datacenter à Paris, et le compte rendu enrichit ensuite la fiche candidat. Côté process, prévoyez simplement l'information du candidat et la possibilité d'un refus en amont, comme pour tout enregistrement. C'est ce process, pas l'outil, qui vous met en règle.
Questions fréquentes
Peut-on enregistrer un entretien d'embauche sans prévenir le candidat ?
Non. Le code du travail interdit de collecter une information sur un candidat via un dispositif qui ne lui a pas été porté à connaissance au préalable. La CNIL qualifie l'enregistrement d'un entretien sans information du candidat de collecte déloyale.
Le candidat peut-il refuser d'être enregistré ?
Oui. L'enregistrement repose en règle générale sur l'intérêt légitime du recruteur, pas sur le consentement, mais le candidat doit pouvoir refuser sans que cela pénalise sa candidature. En cas de refus, vous revenez à une prise de notes classique.
Combien de temps peut-on conserver les données d'un entretien ?
La CNIL recommande que la conservation dans un vivier de candidats n'excède en principe pas deux ans à compter du dernier contact. L'enregistrement audio ou vidéo brut, lui, n'a pas à être conservé au-delà de la décision d'embauche, sauf justification.
Faut-il un accord écrit du candidat pour enregistrer un entretien ?
Aucune obligation de formulaire de consentement signé n'existe pour l'enregistrement. Ce qui est obligatoire, c'est l'information préalable. Garder une trace écrite de cette information relève de la bonne tenue de votre dossier, pas d'une exigence légale de consentement.
À retenir
- Enregistrer un entretien est possible, jamais à l'insu du candidat : l'information préalable est obligatoire (code du travail, CNIL).
- La base légale est l'intérêt légitime, pas le consentement, car le rapport candidat-recruteur fragilise un accord donné librement.
- Le candidat doit pouvoir refuser sans pénalité, et conserve ses droits d'accès, de rectification et d'effacement.
- La CNIL recommande de ne pas conserver les données du vivier au-delà de deux ans après le dernier contact ; l'enregistrement brut, lui, n'a pas à survivre à la décision d'embauche.
- Une transcription par IA ajoute un sous-traitant : adaptez votre information au candidat et maîtrisez le lieu d'hébergement.