Un poste de chargé d'affaires ouvre à Tours. La recruteuse filtre son ATS sur l'Indre-et-Loire et trouve une poignée de profils. Deux semaines plus tard, en cherchant autre chose, elle tombe sur un candidat parfait, rencontré au printemps, disponible, du bon secteur. Il était dans la base depuis le début. Sa fiche indiquait « 37 ».
Ce genre d'écart ne se voit pas au quotidien. Chaque recruteur saisit à sa façon, chaque fiche semble correcte, et c'est à la recherche que les candidats disparaissent. Dans une équipe que nous avons rencontrée, un département codé de deux manières différentes suffisait à rendre une partie de la base introuvable.
Un filtre compare des valeurs. Il ne sait pas que « 37 » et « Indre-et-Loire » désignent le même endroit, ni que « dispo dans 3 mois » écrit en mars veut dire juin. Tout ce qui sera filtré, trié ou compté plus tard dépend donc de la façon dont on l'écrit aujourd'hui.
La recherche en langage naturel rattrape une partie de ces écarts, parce qu'elle comprend le sens d'un texte. Elle ne rattrape pas tout. Les tableaux de bord, les exports et les filtres de l'ATS continuent de travailler sur les valeurs exactes. Une saisie cohérente reste la base.
Lieu, type de contrat, niveau d'expérience, mobilité : tout champ qui servira de filtre doit proposer une liste de valeurs, pas un champ libre. Si votre ATS le permet, passez ces champs en liste déroulante dans les paramètres des champs personnalisés.
Le bon test : si deux recruteurs peuvent écrire la même chose de deux façons, le champ doit devenir une liste.
« Disponible rapidement », « préavis de 3 mois », « libre à la rentrée » : ces formules sont justes le jour où on les écrit et fausses trois mois plus tard. Une date de disponibilité reste lisible dans un an, et elle permet de trier les candidats joignables au bon moment.
Même règle pour le dernier échange : une date, pas « vu récemment ».
La rémunération mélange souvent le salaire actuel, les prétentions, le fixe, le variable et les avantages dans une seule phrase. Séparez au moins le fixe et le variable, dans une unité unique (en k€ brut annuel, par exemple), et gardez les prétentions à part du salaire actuel. Pour les profils en freelance, un champ de TJM distinct évite de comparer un tarif journalier à un salaire annuel.
Les étiquettes naissent d'un bon réflexe et finissent en vrac. Quand 300 ou 400 candidats portent la même, elle ne départage plus personne et on repasse par l'annonce.
Trois habitudes gardent les étiquettes utiles :
- une liste courte, où chaque étiquette a une définition d'une ligne ;
- une personne qui valide les nouvelles étiquettes avant qu'elles entrent dans la liste ;
- une relecture chaque trimestre, pour fusionner les doublons et supprimer celles qui couvrent tout le monde.
Le meilleur de l'information naît en entretien : ce que le candidat cherche, ses contraintes, ce qu'il a dit de son dernier poste. Quand le compte rendu reste dans un document partagé ou un mail, il sort de la base. Personne ne le relit au poste suivant.
Rangez le compte rendu dans la fiche, et reportez les informations qui se filtrent (disponibilité, rémunération, mobilité) dans leurs champs dédiés plutôt que dans le texte.
Les cinq règles tiennent sur une page, que toute l'équipe peut garder ouverte :
Pour chaque champ, notez le format attendu, un exemple et qui peut ajouter une valeur. Commencez par les cinq champs que vous filtrez le plus souvent. Les autres attendront.
Un dictionnaire de saisie ne tient que si l'équipe y trouve son compte. Présentez-le comme ce qu'il est : le moyen de retrouver ses propres candidats sans refaire le sourcing. Une recruteuse qui retrouve en cinq minutes le profil rencontré il y a six mois n'a pas besoin d'être convaincue deux fois.
Pour vérifier que les règles tiennent, un contrôle léger suffit. Chaque mois, ouvrez cinq fiches récentes au hasard et regardez si les champs clés sont remplis au bon format. Si un champ manque sur plus de deux fiches, c'est lui qu'il faut simplifier ou rendre obligatoire.
Ne reprenez pas tout. Corriger des milliers de fiches à la main coûte des semaines et s'arrête rarement au bout. Appliquez les règles aux nouvelles fiches dès maintenant, puis corrigez les anciennes au fil de l'eau, quand un candidat ressort pour un poste. La méthode complète pour remettre un vivier en service est détaillée dans notre guide pour réactiver un vivier candidat.
Hirify se connecte à votre ATS et agit au moment où la donnée naît. Après chaque entretien, il propose les valeurs des champs de la fiche à partir de la conversation, dans le format que chaque champ attend, avec les options de vos listes et la forme des valeurs que votre équipe a déjà saisies. Le recruteur valide ou corrige avant l'envoi.
Côté pilotage, la page Fiabilité indique quelles analyses vos données permettent aujourd'hui, avec leur taux de couverture et le geste qui débloque le reste.
- Un filtre ne retrouve que ce qui est écrit comme lui : la cohérence de saisie décide de ce que l'équipe retrouve.
- Tout ce qui se filtre passe en liste fermée, tout ce qui vieillit passe en date.
- La rémunération se chiffre et se décompose, dans une unité unique.
- Les étiquettes restent peu nombreuses, définies et relues chaque trimestre.
- Le compte rendu vit dans la fiche, et ses informations clés dans leurs champs.
- On applique les règles aux nouvelles fiches d'abord, l'historique suit au fil des besoins.