Une directrice du recrutement prépare son comité de direction. Elle veut y présenter le taux de transformation entre l'entretien et l'embauche, et son ATS lui en donne un, au dixième près. Ce chiffre est calculé sur les seuls dossiers dont la dernière étape a été saisie. Dans son équipe, une partie des recruteurs s'arrête à l'étape « proposition » et ne passe jamais le candidat en « recruté ». Le taux affiché décrit la saisie de quelques personnes.
Un tableau de bord calcule toujours quelque chose. Il ne dit pas sur combien de dossiers il s'appuie, ni combien il en laisse de côté. C'est la raison pour laquelle un audit de recrutement commence par les données, avant de commenter le moindre résultat.
Un audit de recrutement évalue la façon dont une équipe recrute : les délais, les sources de candidatures, le déroulé des étapes, l'expérience des candidats, les coûts. Il se conclut par des constats et un plan d'action. Il peut être mené par l'équipe elle-même, par un cabinet ou par un consultant.
Presque tous ces constats sortent du logiciel de recrutement. Le délai moyen, la part de chaque source, le taux de conversion par étape : chacun dépend d'un champ que quelqu'un a rempli, ou n'a pas rempli. L'audit des données en est donc la première partie.
Un audit d'ATS est l'examen des données d'un logiciel de recrutement pour établir ce qu'elles permettent de mesurer, ce qui manque et qui doit le corriger.
Un audit qui part des données disponibles finit par commenter ce qui est facile à compter. Partez des questions que la direction et l'équipe se posent, et gardez-en cinq au plus. Par exemple : d'où viennent les candidats qu'on embauche, à quelle étape on en perd le plus, combien de temps un dossier attend une réponse, pourquoi on écarte des candidats, quels postes restent ouverts sans mouvement.
Chaque question désigne les champs dont elle a besoin. La source de la candidature pour la première, l'historique des étapes pour les deux suivantes, le motif de rejet pour la quatrième. Cette liste de champs fixe le périmètre de l'audit.
Pour chaque champ de la liste, quatre contrôles suffisent :
- Le remplissage. Sur combien de dossiers le champ est renseigné. Un motif de rejet présent sur un tiers des refus ne permet aucune conclusion sur les raisons d'écarter un candidat.
- La cohérence. Si la même information est écrite de la même façon par tout le monde. Une source saisie « Cooptation », « coopt » et « reco interne » donne trois lignes au lieu d'une.
- La fraîcheur. Si l'étape affichée est celle où le dossier se trouve. Un candidat embauché resté en « entretien » fausse à la fois les délais et les conversions.
- L'unicité. Si une personne n'existe qu'une fois. Deux fiches pour le même candidat doublent les candidatures et coupent son historique en deux.
Faites ce contrôle sur toute la base quand c'est possible. Un sondage de cinquante dossiers donne une impression, mais il passe à côté des écarts entre recruteurs, entre postes et entre périodes, qui sont les plus instructifs.
Voici les points qui reviennent dans la plupart des équipes, avec l'indicateur que chacun rend faux.
| Ce qu'on vérifie | Ce que ça fausse quand c'est absent |
|---|---|
| Source renseignée sur chaque candidature | Le rendement des canaux et le budget qu'on leur donne |
| Motif saisi à chaque rejet | L'analyse des raisons d'écarter un candidat |
| Dernière étape saisie (embauche, refus, désistement) | Les taux de conversion et le délai d'embauche |
| Date de chaque changement d'étape | Les délais par étape et les dossiers en attente |
| Évaluation déposée après l'entretien | La comparaison entre candidats et le suivi des managers |
| CV rattaché à la fiche | La recherche dans le vivier |
| Lieu et type de contrat sur chaque poste | Les comparaisons entre postes et entre sites |
| Recruteur désigné sur chaque poste ouvert | La charge par personne et les postes sans suivi |
| Une seule fiche par candidat | Le nombre de candidatures et l'historique d'une personne |
| Étiquettes peu nombreuses et définies | Les filtres du vivier |
Les données disent ce qui a été saisi. Elles ne disent pas pourquoi un champ reste vide. Une demi-heure avec deux ou trois recruteurs et un manager suffit en général à l'apprendre.
Les raisons sont presque toujours pratiques. Le champ est mal placé dans l'écran, la liste de motifs ne contient pas le bon, l'étape finale se valide dans un autre outil, ou personne n'a dit à quoi servait l'information. Chacune de ces raisons appelle une correction différente, et aucune ne se règle par un rappel à l'ordre.
Un audit utile se termine par une liste courte. Pour chaque manque, notez le geste, la personne qui le fait et la date.
Distinguez deux familles. Les corrections rapides se font dans la semaine : rendre un champ obligatoire, fermer une liste de valeurs, fusionner des étiquettes. Les chantiers demandent du temps : reprendre les motifs de rejet d'un trimestre, dédoublonner la base, former les managers au dépôt de leurs évaluations. Commencez par les corrections qui rendent un indicateur lisible dès le mois suivant. Les règles de saisie donnent le détail de ces gestes.
Fixez aussi le rythme de la suite. Un contrôle court chaque mois, sur les seuls champs des questions de l'étape 1, suffit à voir si le remplissage progresse.
Hirify se connecte à votre ATS et mesure le remplissage des champs qui servent aux indicateurs, sur tous les dossiers des vingt-quatre derniers mois. Le rapport de Fiabilité indique quels indicateurs vos données permettent de calculer, lesquels sont partiels et lesquels attendent une donnée.
Chaque semaine, il liste les dossiers à compléter sur les postes ouverts : ceux auxquels il manque un motif de rejet, une source, une évaluation après entretien ou un CV. Chaque liste ouvre les dossiers concernés, avec un lien direct vers votre logiciel de recrutement. Le plan d'action range ces files en corrections rapides et en chantiers, et un récapitulatif part par e-mail chaque lundi aux personnes que vous choisissez.
La cohérence des valeurs et les doublons restent à vérifier dans votre ATS, avec la grille ci-dessus. Hirify ne modifie rien dans votre ATS au cours de cette lecture. Les corrections restent faites par l'équipe, dans son outil.
Quatre étapes. On pose d'abord les questions auxquelles l'équipe veut répondre. On mesure ensuite le taux de remplissage des champs de l'ATS qui servent à y répondre. On compare ce qui est saisi à ce qui se passe dans les faits. On termine en attribuant à chaque manque un geste, un responsable et une échéance.
Un audit RH couvre toute la fonction : paie, administration du personnel, formation, relations sociales, recrutement. Un audit de recrutement ne regarde que la façon dont l'entreprise attire, évalue et embauche. Il peut en être un chapitre, ou se mener seul quand les difficultés portent sur les embauches.
C'est la capacité des données à servir de base à une mesure. Elle se juge sur quatre points : les champs sont remplis, ils le sont de la même façon par toute l'équipe, ils sont à jour, et chaque dossier n'existe qu'une fois. La conformité au RGPD est un sujet voisin mais distinct, qui porte sur ce qu'on a le droit de conserver.
Non. Un ATS enregistre ce qu'on y saisit. Certains signalent les doublons ou rendent un champ obligatoire, mais aucun ne renseigne après coup un motif de rejet oublié ou une étape sautée. La correction passe par l'équipe, d'où l'intérêt de savoir où regarder.
Un premier audit complet, puis un contrôle court chaque mois sur les champs qui servent aux indicateurs suivis. Trois moments justifient de le refaire en entier : un changement d'ATS, l'arrivée d'un nouveau responsable du recrutement et la fusion de deux équipes.
- Un tableau de bord calcule toujours un chiffre, même sur des champs à moitié remplis.
- Un audit de recrutement commence par ses données : on vérifie ce qu'elles permettent de mesurer avant de commenter les résultats.
- On part des questions de l'équipe, qui désignent les champs à contrôler.
- Quatre contrôles par champ : remplissage, cohérence, fraîcheur, unicité.
- Un champ vide a presque toujours une raison pratique, qu'on apprend en parlant à ceux qui saisissent.
- Chaque manque reçoit un geste, un responsable et une date.